Iniciar un proyecto sin un organigrama de un proyecto arquitectónico es uno de esos  errores que al principio no parecen importantes hasta que llegan los problemas: cambios inesperados, dudas en la ejecución y retrabajos que cuestan tiempo y dinero. 

En este post explicamos qué es un organigrama de un proyecto arquitectónico, cómo estructurarlo paso a paso y cuáles son las buenas prácticas y errores que debes evitar para que sea útil durante la obra.

Qué es el organigrama de un proyecto arquitectónico y para qué sirve

El organigrama de un proyecto arquitectónico es un diagrama que muestra, de forma visual, los roles, la jerarquía y los flujos de comunicación que van desde el diseño hasta la obra. Sirve para dejar claro quién toma decisiones, cómo se coordinan las áreas y por dónde circula la información durante todo el proyecto.

A diferencia del organigrama de arquitectura, que representa la estructura general de un despacho, el organigrama de proyecto se enfoca en un encargo específico. En este diagrama se representan únicamente los equipos que participan en ese desarrollo, considerando:

• Una estructura temporal adaptada al proyecto.
• Roles definidos según la organización por proyectos.
• Responsabilidades ajustadas a las fases reales de la obra.

Cómo hacer el organigrama de un proyecto arquitectónico

Elaborar un organigrama de un proyecto arquitectónico requiere definir con anticipación cómo se organiza el equipo, qué responsabilidades asume cada rol y cómo se comunican entre sí las distintas áreas. 

Cuando esto queda definido desde el inicio, el equipo trabaja con menos dudas y no hay ajustes constantes por falta de comunicación entre equipos. Sigue estos pasos para diseñar un organigrama eficiente:

1. Define el alcance del proyecto y del organigrama

En un organigrama de un proyecto arquitectónico, el alcance puede limitarse al equipo que participa en esa obra o ampliarse para mostrar cómo se conecta con la estructura del despacho o de la constructora.

Aquí el arquitecto principal debe plantearse algunas preguntas prácticas para ordenar el trabajo desde el inicio:

• ¿Se trata de un proyecto aislado o forma parte de varios desarrollos que avanzan al mismo tiempo?
• ¿El cliente espera ver únicamente el equipo de obra o también a quienes toman decisiones desde el diseño?
• ¿Qué tipo de contrato rige el proyecto y qué responsabilidades asigna a cada parte?

Responder esto desde el principio facilita que el organigrama refleje la realidad del proyecto y se convierta en una referencia útil durante todo el proceso.

2. Identifica los roles de diseño y de obra

Cuando el alcance ya está definido, el siguiente paso es asignar nombre y función a cada área que interviene. Aquí es donde el organigrama de un proyecto deja de ser un esquema genérico y empieza a reflejar cómo se va a trabajar en la práctica.

Cuando cada rol queda visible desde el inicio, el equipo sabe a quién acudir ante un ajuste de diseño, una decisión técnica o un tema operativo en obra. Estas son los roles base que forman parte del organigrama:

• Dirección del proyecto: lleva el control general del proyecto, da seguimiento a tiempos y presupuesto, mantiene la comunicación con el cliente y ordena las decisiones para que el equipo avance alineado.

• Organigrama de arquitectura: liderado por el arquitecto principal junto con el equipo de diseño. Se encargan de desarrollar el proyecto arquitectónico, coordinar especialidades y resolver ajustes en planos durante la obra.

• Ingeniería estructural: trabaja sobre la estabilidad y el comportamiento estructural del edificio. Su rol es revisar que las soluciones planteadas puedan ejecutarse de forma viable en obra.

• Instalaciones (eléctricas, hidrosanitarias, HVAC): define cómo se integran los sistemas del edificio para que funcionen de manera ordenada y compatible con el diseño y la estructura.

• Coordinación BIM: mantiene actualizados los modelos, revisa interferencias entre disciplinas y facilita la comunicación técnica entre diseño y obra cuando se trabaja con BIM.

•  Contratista general: organiza la ejecución en sitio, coordina personal, materiales y subcontratos para que los trabajos se desarrollen según el programa establecido.

• Jefes de frente o residentes: están presentes en el día a día de la obra. Supervisan avances, revisan actividades y reportan situaciones que requieren ajustes.

• Supervisión: da seguimiento a que los trabajos se ejecuten conforme a planos, especificaciones y alcances acordados.

• Seguridad y control de calidad: verifica prácticas de seguridad en obra y evalúa que los trabajos cumplan con los criterios de calidad definidos para el proyecto.

Con esta base, el organigrama se ajusta según el tipo de proyecto. En una vivienda multifamiliar, es común que una misma persona asuma varias funciones, mientras que en proyectos más complejos, como un hospital, se necesita un equipo más amplio y especializado. 

3. Traza niveles jerárquicos y flujos de comunicación

Una vez definidos los roles, es necesario organizar la jerarquía y establecer cómo se comunican las distintas áreas entre sí. En un organigrama de un proyecto arquitectónico, el esquema más habitual conecta al cliente con la dirección del proyecto y, desde allí, con el equipo de diseño y el organigrama de obra.

En esta etapa el diagrama debe responder las preguntas que pueden surgir durante la ejecución:

• ¿Quién valida los ajustes de diseño cuando surge un cambio?
• ¿Quién coordina modificaciones en obra y comunica esas decisiones al resto del equipo?
• ¿A quién se le reportan incidencias técnicas o desviaciones en campo?

Según Autodesk, los sobrecostos relacionados con cambios no planificados y falta de coordinación representan más de 20 % del presupuesto original de un proyecto de construcción, especialmente cuando las jerarquías y flujos de comunicación no se establecen desde el inicio.

4. Elige herramientas visuales y deja una versión oficial

No es necesario utilizar software especializado o costoso para crear el organigrama. En muchos casos, basta con herramientas accesibles como Excel, Google Sheets o plataformas visuales como Creately y Smartsheet, que permiten organizar la información de forma clara, incluso en equipos amplios y multidisciplinarios.

Más allá del formato, lo importante es usar una única versión oficial del organigrama. Este documento debe cumplir con tres condiciones básicas para que funcione como una herramienta de consulta útil y actualizada:

1. Estar disponible para todo el equipo involucrado.
2. Actualizarse cada vez que se modifica un rol o se suma un nuevo integrante.
3. Poder consultarse rápidamente durante reuniones de obra o sesiones de coordinación.

Cuando se cumplen estas condiciones, el organigrama deja de ser un documento estático y se convierte en una herramienta operativa para el desarrollo del proyecto.

Organigrama de un proyecto arquitectónico: lo que funciona y lo que falla

El organigrama de un proyecto funciona mejor cuando se usa como una herramienta activa que acompaña la obra y no como un archivo que se guarda y olvida. Cuando el equipo lo revisa, ajusta y usa en la operación diaria, ayuda a tomar decisiones y mantiene ordenada la comunicación entre áreas.

Buenas prácticas para que el organigrama funcione en obra

En proyectos arquitectónicos de casas o edificios, estas prácticas dan buenos resultados:

• Mantén el organigrama visible en la sala de proyecto y en reuniones de coordinación técnica.
• Actualiza cada vez que haya cambios de responsables, integración de nuevos proveedores o ajustes de alcance.
• Vincula el organigrama con procesos formales como revisiones de planos, RFIs y control de cambios.
• Incluye datos de contacto y canales preferentes de comunicación para cada rol, lo que reduce confusiones en momentos críticos del proyecto.

Errores frecuentes que afectan tiempo y costo

Así como existen buenas prácticas, también hay errores que afectan el calendario y el presupuesto del proyecto. Entre los más comunes se encuentran:

• Usar organigramas genéricos que no representan la estructura real del proyecto.
• Excluir áreas clave como supervisión, seguridad o control de calidad.
• No definir con claridad quién toma decisiones ante conflictos entre diseño y ejecución.

Cómo ayudar al equipo a interpretar el organigrama de un proyecto arquitectónico

Si eliges una paleta de colores para arquitectura y asignas tonos específicos a cada disciplina, como diseño, estructuras, instalaciones o seguridad, todos los miembros del equipo identifican visualmente su rol y las relaciones jerárquicas de inmediato en el organigrama.

Para que esta estrategia funcione en proyectos grandes, es importante cuidar algunos detalles:

• Asigna un color único a cada disciplina y úsalo de forma consistente en todo el proyecto. Esto refuerza la memoria visual del equipo.
• Usa solo los colores necesarios, evitando combinaciones excesivas que dificulten la lectura en pantalla o en documentos impresos.
• Asegúrate de que haya suficiente contraste entre texto y fondo, especialmente si el organigrama se proyecta, se imprime en blanco y negro o se consulta desde dispositivos móviles.
• Elige tonos sobrios y jerarquías cromáticas simples para facilitar una lectura rápida, especialmente en obras de construcción con equipos numerosos.

Ejemplo

Asigna rojo para seguridad, azul para estructuras, verde para instalaciones y gris para dirección general. Al mantener estos códigos en planos, reportes y reuniones, todo el equipo interpreta más rápido la organización del proyecto.

Diseña un organigrama que mejore la coordinación del proyecto

El organigrama de un proyecto arquitectónico ayuda a reducir sobrecostos y retrasos porque deja claras las responsabilidades y los flujos de decisiones desde las primeras etapas. Cuando se mantiene actualizado, se convierte en una herramienta que facilita ajustes técnicos y mejora la coordinación entre equipos.

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